CÁC KHOẢN CHI LƯƠNG, THƯỞNG CHO NLĐ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ THUẾ TNDN

CÁC KHOẢN CHI LƯƠNG, THƯỞNG CHO NLĐ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ THUẾ TNDN

Con người là yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp. Do đó, chi phí lương, thưởng trả cho người lao động luôn chiếm phần lớn trong biểu đồ chi phí của doanh nghiệp. Để khuyến khích doanh nghiệp hoạt động, Chính phủ cho phép loại trừ chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh ra khỏi thu nhập chịu thuế TNDN, trong đó phải kể đến chi phí lương cho NLĐ. Tuy nhiên, chi phí không đáp ứng điều kiện theo quy định sẽ không được trừ, ở bài viết này Sài Nam sẽ chia sẻ những khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

1. Chi phí được trừ

Chi phí được trừ là những chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh được loại ra khỏi thu nhập tính thuế TNDN.

Điều kiện để chi phí được trừ: (theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC)

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu trở lên

2. Các khoản chi lương, thưởng cho NLĐ không được trừ thuế TNDN

Theo quy định tại Điều 90 Bộ luật Lao động 2019, lương (tiền lương) được quy định là tiền lương là số tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận để thực hiện công việc, bao gồm 2 phần chính:

• Mức lương theo công việc hoặc chức danh 
• Phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT/BTC và khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau không được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

(1) Đã hạch toán chi phí lương vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ được trừ nhưng:

• Không thực tế chi trả
• Không có chứng từ thanh toán

(2) Điều kiện hưởng và mức hưởng của tiền lương, tiền công của người lao động không được thể hiện tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Trường hợp doanh nghiệp chi lương cho lao động mà có bao gồm thêm một số khoản chi phí khác nếu không đáp ứng những điều kiện sau thì không được hạch toán vào chi phí được trừ:

Khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam:

• Bậc học từ mầm non đến trung học phổ thông
• Được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ

Chi phí về chỗ ở cho người lao động và các chuyên gia nước ngoài trong thời gian công tác ở Việt Nam:

• Được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động là khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ

(3) Hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán toán năm (ngày 31/03 hàng năm) nhưng doanh nghiệp vẫn chưa thực tế chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp cho người lao động, trừ trường hợp doanh nghiệp có quỹ dự phòng bổ sung quỹ tiền lương của năm sau liền kề. 

Lưu ý:

• Doanh nghiệp tự quyết định mức dự phòng nhưng không vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện, phải đảm bảo doanh nghiệp không bị lỗ sau khi trích lập.
• Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước).
• Sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ dự phòng tiền lương thì phải điều chỉnh giảm chi phí của năm sau.

Ví dụ: 

+ Năm tài chính của doanh nghiệp: theo năm dương lịch (từ 01/01 - 31/12)

+ Năm quyết toán 2022 doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng bổ sung tiền lương là 10 tỷ đồng. 

+ Sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính 2022 (30/06/2023): doanh nghiệp chỉ mới chi 7 tỷ từ quỹ dự phòng

=> Doanh nghiệp phải tính giảm chi phí tiền lương năm 2023 là 3 tỷ đồng (10 tỷ – 7 tỷ)

(4) Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ)

(5) Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

3. Bộ hồ sơ cần có

Sau đây là gợi ý về bộ hồ sơ cần có để hạch toán chi phí lương vào chi phí được trừ:

Đối với NLĐ ký hợp đồng lao động:

• HĐLĐ (hợp đồng miệng hoặc thỏa thuận lao động)
• Bản sao CCCD của NLĐ
• Chứng từ thanh toán lương
• Cam kết thu nhập không phải nộp thuế TNCN (phải có MST)
• Ủy quyền quyết toán thuế TNCN (nếu có, đối với Lao động chỉ làm 1 nơi trong năm quyết toán)

Đối với NLĐ ký hợp đồng dịch vụ:

• Hợp đồng dịch vụ (hợp đồng cộng tác viên) 
• Chứng từ thanh toán tiền 
• Biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc (nếu có)

Hồ sơ sẽ thay đổi đối với từng trường hợp cụ thể, liên hệ Sài nam để được hỗ trợ!

Tư vấn thuế Sài Nam

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về chi phí khi xác định thuế TNDN, nếu còn thắc mắc đừng ngần ngại liên hệ cho Sài Nam để được giải đáp.

Với kinh nghiệm 10 năm cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, Kế toán - Thuế Sài Nam cam đoan sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.