Tổ chức, doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh cần phải chú ý xuất hóa đơn đúng thời điểm, tránh trường hợp bị phạt chậm xuất hóa đơn, tốn một khoản chi phí không đáng có cho doanh nghiệp.
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn điện tử cho từng trường hợp cụ thể như sau:
| Hoạt động | Thời điểm lập hóa đơn |
| Đối với hoạt động bán hàng hóa | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưaNếu giao hàng nhiều lần phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa được giao tương ứng. |
| Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Nếu bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị dịch vụ được giao tương ứng.Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trước thời điểm hoàn thành cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; tư vấn giám sát; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; lập dự án đầu tư xây dựng) |
| Các trường hợp cụ thể | |
| Cung cấp dịch vụ theo kỳ nhất định với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa bên cung cấp và khách hàng, đối tác (Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, Cung ứng nhiên liệu hàng không) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên (chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước được thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng với người mua) |
| Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ (chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ)- Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh lập chung một hóa đơn cho những giao dịch người mua không lấy hóa đơn |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. |
| Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng | Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán (theo tiến độ trong hợp đồng)Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm chuyển giao không phân biệt đã thu được tiền hay chưa |
| Kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ mua dịch vụ xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô | Đối với hoạt động bán dầu thô: thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.Đối với hoạt động bán khí thiên nhiên được chuyển bằng đường ống dẫn khí đến người mua: chậm nhất không quá 07 ngày kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.(trừ trường hợp có quy định khác về thời điểm lập hóa đơn theo quy định của Chính phủ) |
| Kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính, hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế | Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch kinh doanh trong ngày. |
| Hoạt động bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Thời điểm hoàn thành đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện, chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên (chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh) |
| Cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử | Cuối ngày hoặc cuối tháng đơn vị xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị (vẫn phải xuất hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu) |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền theo quy định của pháp luật: | Thực hiện gửi các thông tin của chuyến đi cho khách hàng và gửi về cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế bao gồm Các thông tin: tên đơn vị kinh doanh vận tải, biển kiểm soát xe, cự ly chuyến đi và tổng số tiền hành khách phải trả. |
| kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh của cơ sở y tế | Cuối ngày cơ sở y tế tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền (vẫn phải xuất hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu) |
| Hoạt động thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí |
| Hoạt động xuất khẩu | - Sau khi người khai hải quan hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu. - Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thì sau khi hàng hóa đã thực xuất khẩu có xác nhận của cơ quan hải quan. |
Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Hóa đơn là một thành phần hồ sơ quan trọng để khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí hợp lý nên những hành vi vi phạm về hóa đơn đều bị phạt nặng, căn cứ điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP quy định mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm như sau:
- Phạt cảnh cáo: lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
Tư vấn thuế Sài Nam
Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về thời điểm lập hóa đơn, nếu còn thắc mắc đừng ngần ngại liên hệ cho Sài Nam để được giải đáp.
Với kinh nghiệm 10 năm cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, Kế toán - Thuế Sài Nam cam đoan sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
