Hóa đơn là chứng từ quan trọng, là cơ sở để khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Do đó, hóa đơn khi có sai sót phải được thông báo đến cơ quan thuế, nếu chậm trễ trong việc thông báo sẽ bị xử phạt nặng. Cùng Sài Nam tìm hiểu quy định về loại thông báo này!
1. Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?
Theo quy định tại Điều 90 Luật quản lý thuế 2019, người bán phải lập hóa đơn điện tử giao cho người mua khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Hóa đơn là một chứng từ quan trọng thể hiện giao dịch mua bán theo đúng giá trị thực tế phát sinh. Do đó, khi hóa đơn có sai sót, trong một số trường hợp, người bán phải nộp Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót lên cơ quan thuế.
Mẫu 04/SS-HĐĐT quy định tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 02 trường hợp phải nộp Thông báo hóa đơn có sai sót lên cơ quan thuế:
- Hóa đơn điện tử có sai sót do người bán phát hiện và chưa gửi cho người mua
- Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác.
Nếu sau khi đã gửi mẫu 04/SS-HĐĐT mà lại phát hiện sai sót thì người bán tiếp tục gửi thông báo và xử lý theo hình thức như khi xử lý sai sót lần đầu.
Lưu ý: Khi điền mẫu thông báo, tại tiêu thức (2) “Mã CQT cấp”:
- Hóa đơn có mã của CQT cấp: điền mã trên hóa hơn
- Hóa đơn không có mã: để trống
2. Quy định về xử lý hóa đơn có sai sót
Việc xử lý hóa đơn sai sót được hướng dẫn tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Trường hợp: Hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
→ Người bán thực hiện lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót, đồng thời lập hóa đơn mới gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
Trường hợp: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua hoặc do người bán phát hiện sai sót
Nếu hóa đơn sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác: người bán không phải lập lại hóa đơn mà thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (người bán và người mua lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT)
Nếu hóa đơn sai thông tin mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:
Người bán lập được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
-Nếu chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót, trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
-Nếu chọn lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót:
- Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
3. Thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
Theo quy định tại khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời hạn nộp mẫu Thông báo hóa đơn có sai sót như sau:
| Trường hợp | Thời hạn |
| Người bán tự phát hiện sai sót và gửi thông báo | Ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh Ví dụ: Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn vào tháng 06/2023 mà đến tháng 07/2023 mới phát hiện sai sót và điều chỉnh, thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT như sau: + DN kê khai theo tháng: hạn nộp chậm nhất ngày 31/07 + DN kê khai theo quý: hạn nộp chậm nhất ngày 30/09 |
| Gửi thông báo theo yêu cầu của cơ quan thuế | Theo thời hạn nêu trong Thông báo 01/TB-RSĐT do cơ quan thuế gửi cho người bán |
Nếu vi phạm thời hạn nộp mẫu 04/SS-HĐĐT sẽ bị xử phạt, mức phạt chậm nộp mẫu 04/SS-HĐĐT
| Mức phạt | Số ngày chậm nộp |
| Phạt cảnh cáo | Từ 01 – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ |
| Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng | Từ 01 – 10 ngày và không có tình tiết giảm nhẹ |
| Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng | Từ 11 – 20 ngày |
| Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng | Từ 21 – 90 ngày |
| Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng | Từ 91 ngày trở lên |
Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên áp dụng đối với tổ chức. Trường hợp cá nhân vi phạm thì mức phạt tiền bằng 1/2 tổ chức.
4. Cách kiểm tra việc nộp Thông báo hóa đơn sai sót
Việc chậm nộp Thông báo có sai sót theo mẫu 04/SS-HĐĐT có thể gây ra một khoản phạt không đáng có cho doanh nghiệp, do đó cần thiết để người bán kiểm tra Thông báo đã được nộp thành công lên hệ thống hay chưa. Sau đây là các bước để kiểm tra:
Bước 1: Truy cập vào website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin:
- Mã số thuế
- Loại hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn
- Tổng số tiền thuế, tổng tiền thanh toán
- Mã captcha
Sau đó nhấn “Tìm kiếm”
Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
Tra cứu hóa đơn sẽ có những kết quả sau:
- Khi hệ thống hiển thị trạng thái xử lý hóa đơn là “Đã cấp mã hóa đơn” → hóa đơn hợp lệ
- Khi hệ thống hiển thị thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” → hóa đơn không tồn tại
- Khi hệ thống hiển thị thông báo “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày….Tính chất……Cơ quan thuế tiếp nhận” và có trạng thái hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ → đã hủy hóa đơn thành công và đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT.
Tư vấn thuế Sài Nam
Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về quy định khi hóa đơn có sai sót, nếu còn thắc mắc đừng ngần ngại liên hệ cho Sài Nam để được giải đáp.
Với kinh nghiệm 10 năm cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, Kế toán - Thuế Sài Nam cam đoan sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
