LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
Tài liệu kế toán của doanh nghiệp cần phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận theo quy định của Luật kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP
1. Những loại tài liệu kế toán cần được lưu trữ
Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định các loại tài liệu cần được lưu trữ như sau:
- Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán chi tiết/tổng hợp
- Các loại báo cáo: báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán:
+ Các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị;
+ Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
+ Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
+ Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
+ Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán;
+ Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
+ Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
+ Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
+ Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
2. Nơi lưu trữ tài liệu kế toán
Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định như sau:
- Tài liệu kế toán thuộc đơn vị nào phải được lưu trữ tại kho của đơn vị đó.
- Điều kiện lưu trữ: Kho lưu trữ của đơn vị phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật
- Trường hợp đơn vị không có bộ phận hoặc kho lưu trữ có thể thuê ngoài tổ chức lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định pháp luật
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài trong thời gian hoạt động tại Việt Nam (điều kiện được hoạt động: được cấp Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện) : tài liệu kế toán phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động: tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
- Đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, loại hình doanh nghiệp hoặc loại hình đơn vị: tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách:
+ Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới;
+ Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định.
+ Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới.
+ Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.
- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.
3. Các trường hợp không cần lưu trữ tài liệu kế toán
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định tài liệu lưu trữ phải là bản chính, trừ một số trường hợp như sau:
- Tài liệu kế toán chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp (khoản 2, khoản 3 Điều 6)
- Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo "Biên bản giao nhận tài liệu kế toán" (khoản 2 Điều 7).
- Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài - liệu kế toán là bản sao chụp.
Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị phải lưu trữ "Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được.
4. Lưu trữ tài liệu kế toán trên phương diện điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 174/2018/NĐ-CP quy định như sau:
- Chứng từ và sổ sách kế toán của đơn vị phải được in ra giấy trước khi đưa vào kho lưu trữ, trừu trường hợp đơn vị lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử
- Điều kiện lưu trữ điện tử: phương tiện lưu trữ điện tử của đơn vị phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và đảm bảo tra cứu được trong thời hạn lưu trữ
Lưu ý: Nhờ vào đặc tính nhanh chóng và dễ dàng tra cứu nên ngày nay nhiều đơn vị lựa chọn lưu trữ tài liệu trên phương tiện điện tử; tuy nhiên theo quy định hiện nay, khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, giám sát và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện điện tử, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) và đóng dấu (nếu có) để cung cấp theo thời hạn yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Nguồn Thư viện pháp luật
