Hóa đơn là cơ sở chứng minh giao dịch mua bán, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) có liên hệ mật thiết đến số thuế GTGT phải nộp. Hiện nay đã chuyển sang sử dụng hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử cho thấy việc sử dụng hóa đơn được cơ quan thuế quản lý rất chặt chẽ. Cơ sở kinh doanh cần thường xuyên tra cứu hóa đơn được ghi nhận trên hệ thống để chủ động giảm thiểu những rủi ro không đáng có. Ở bài viết này, Sài Nam sẽ chia sẻ cách tra hóa đơn đầu ra, đầu vào trên hệ thống.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn là bằng chứng cụ thể cho những giao dịch mua bán đã xảy ra, cung cấp thông tin cần thiết để xác định các khoản thuế phải trả cho các cơ quan thuế.
Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (kể cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ TRỪ trường hợp:
- Hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất
- Hàng hóa xuất để cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa
*Hóa đơn GTGT là chứng từ bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN. Xem công thức sau:
Thuế GTGT
| Số thuế GTGT phải nộp | = | Số thuế GTGT đầu ra | – | Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ |
Thuế TNDN
| Thuế TNDN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất |
| Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – (Thu nhập được miễn thuế + Các khoản lỗ được kết chuyển theo quy định) |
| Thu nhập chịu thuế = Doanh thu – Chi phí được trừ + Các khoản thu nhập khác |
Các lỗi thường gặp về hóa đơn
Căn cứ theo khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn các lỗi về hóa đơn thường gặp như sau:
- Hóa đơn GTGT sử dụng không đúng quy định của pháp luật như: hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT (trừ trường hợp đặc thù được dùng hóa đơn GTGT ghi giá thanh toán là giá đã có thuế GTGT)
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng thông tin của người bán như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán
- Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng thông tin của người mua như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền)
- Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, hóa đơn bị tẩy xóa, hóa đơn khống (không có hàng hóa, dịch vụ kèm theo)
- Hóa đơn ghi giá trị không đúng giá trị thực tế của hàng hóa, dịch vụ mua, bán hoặc trao đổi.
Lợi ích của việc tra cứu hóa đơn
- Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên hóa đơn đã xuất
- Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: mã cơ quan thuế cấp, nội dung và định dạng hóa đơn, thời điểm lập…
- Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn: kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn để xác định hóa đơn đã được sử dụng hợp pháp hay chưa
- Rà soát lại để phát hiện các lỗi sai sót trên hóa đơn (nếu có) để nhanh chóng khắc phục, giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn sai sót.
- Lưu trữ: người dùng cũng có thể dễ dàng tải file hóa đơn tra cứu về máy và lưu lại để sử dụng sau này.
Trường hợp sau khi kiểm tra phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì xử lý theo hướng dẫn tại bài viết sau: https://ketoansainam.com/thue-ke-toan/mot-so-luu-y-khi-su-dung-hoa-don-dien-tu/
Các bước tra cứu hóa đơn điện tử
Bước 1: Truy cập vào Hệ thống hóa đơn điện tử theo liên kết: hoadondientu.gdt.gov.vn và tiến hành Đăng nhập vào tài khoản tại nút ĐĂNG NHẬP góc trên bên phải màn hình
Bước 2: Tại khung đăng nhập, nhập chính xác tài khoản và mật khẩu hóa đơn điện tử được cấp khi đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu.
Lưu ý: Trường hợp quên mật khẩu, liên hệ cơ quan thuế quản lý để xin cấp lại mật khẩu.
Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, tại Tab Tra cứu (góc phải màn hình) chọn mục Tra cứu hóa đơn.
Bước 4:
- Để tra cứu hóa đơn bán ra: Chọn Tab “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”
- Để tra cứu hóa đơn mua vào: Chọn Tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”
Sau đó, nhập đầy đủ các thông tin tại các trường có đánh dấu sao
Hệ thống sẽ hiển thị hóa đơn theo thông tin đã cung cấp tại Tab “Hóa đơn điện tử” và kế bên là Tab “Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”.
Tư vấn thuế Sài Nam
Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về cách tra cứu hóa đơn trên hệ thống, nếu còn thắc mắc đừng ngần ngại liên hệ cho Sài Nam để được giải đáp.
Với kinh nghiệm 10 năm cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, Kế toán – Thuế Sài Nam cam đoan sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.