Hóa đơn là bằng chứng cụ thể cho những giao dịch mua bán đã xảy ra, cung cấp thông tin cần thiết để xác định các khoản thuế phải trả cho các cơ quan thuế. Do đó, khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán có trách nhiệm xuất hóa đơn giao cho người mua. Việc sử dụng hóa đơn phải thông qua cơ quan thuế, trong một số trường hợp như doanh nghiệp chấm dứt/tạm ngừng hoạt động, nợ thuế quá thời hạn hoặc được xác định là doanh nghiệp rủi ro về thuế, hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ bị ngừng sử dụng hóa đơn. Cùng Sài Nam tìm hiểu về những trường hợp này ngay sau đây nhé!

Quy định về hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử như sau:

  • Hóa đơn là bằng chứng cụ thể cho những giao dịch mua bán đã xảy ra, cung cấp thông tin cần thiết để xác định các khoản thuế phải trả cho các cơ quan thuế. 
  • Hiện nay đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử sẽ được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. (hóa đơn điện tử có mã). 

Mã trên hóa đơn là một dãy số và  một chuỗi ký tự duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua (kể cả hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, trao đổi, cho, biếu tặng, tiêu dùng nộp bộ, trả thay lương cho người lao động..) TRỪ trường hợp hàng hóa luân chuyển để tiếp tục quá trình sản xuất. (theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Những trường hợp doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải được thông qua cơ quan thuế. Để được sử dụng hóa đơn thì người nộp thuế phải đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế. (Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Doanh nghiệp; tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc những trường hợp được quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

  1. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
  2. Bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
  3. Tạm ngừng kinh doanh
  4. Cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế
  5. Bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ
  6. Bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về việc lập hóa đơn điện tử để bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân.
  7. Tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện theo yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Quy trình thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Cơ quan thuế thông báo đề nghị bổ sung thông tin, tài liệu đối với những trường hợp (5), (6), (7).

Bước 2: Người nộp thuế thực hiện bổ sung thông tin trong vòng không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế ra thông báo.

  • Nếu chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Nếu không chứng minh được việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định pháp luật thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo yêu cầu người nộp thuế bổ sung thông tin, tài liệu.

Hết thời hạn theo thông báo mà người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu thì cơ quan thuế ra thông báo đề nghị người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn có thể xin cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh nếu thuộc những trường hợp sau:

  • Ngừng hoạt động kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua
  • Tạm ngừng hoạt động kinh doanh cần có hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh
  • Bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

Tư vấn thuế Sài Nam

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về những trường hợp doanh nghiệp bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, nếu còn thắc mắc đừng ngần ngại liên hệ cho Sài Nam để được giải đáp.

Với kinh nghiệm 10 năm cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, Kế toán - Thuế Sài Nam cam đoan sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.