MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn là một chứng từ quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế. Theo đó, các cơ sở kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC thay thế cho hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi này song hành với sự phát triển của khoa học công nghệ, tối giản thủ tục cho người nộp thuế và giúp cơ quan thuế chủ động hơn trong việc quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của cơ sở kinh doanh, dễ dàng khoanh vùng những đối tượng có rủi ro về thuế. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT), người nộp thuế còn nhiều vướng mắc từ việc đăng ký sử dụng cho đến việc xử lý khi có sai sót…Ở bài viết này, Sài Nam sẽ hướng dẫn các bạn những nội dung liên quan đến việc sử dụng loại hóa đơn này. Bài viết sẽ đi theo trình tự sau giúp người nộp thuế xử lý các vấn đề từ gốc đến ngọn, đảm bảo việc sử dụng hóa đơn là hợp pháp:

Bài viết này thuộc phạm vi về Hóa đơn điện tử (HĐĐT) nên cụm từ “hóa đơn” có nghĩa là hóa đơn điện tử
1. Về việc đăng ký sử dụng, đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng - Để được sử dụng hóa đơn thì người nộp thuế phải đăng ký với cơ quan thuế. Khi cơ quan thuế đã chấp nhận yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế mà có thay đổi thông tin, tùy trường hợp sẽ phải đăng ký hoặc không phải đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, các trường hợp được hướng dẫn như sau:
Không phải đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT

Phải đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT
Thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn Bổ sung thêm loại hóa đơn sử dụng (theo khoản 5, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) → Xử lý: chọn đúng và đầy đủ các thông tin đã đăng ký trước đây và bổ sung các thông tin mới trên Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Thay đổi hoặc đăng ký thêm tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT Thay đổi chữ ký số do thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT
Không nhận được Thông báo tiếp nhận/chấp nhận đăng ký sử dụng do thông tin địa chỉ thư điện tử (mail) trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn không đúng → Xử lý: thay đổi thông tin địa chỉ mail đúng
- Đối với việc đăng ký sử dụng đối với đơn vị phụ thuộc, có 2 trường hợp sau đây:
    • Nếu đơn vị phụ thuộc không đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT  ⇒ không đăng ký sử dụng hóa đơn riêng mà sử dụng hóa đơn của trụ sở chính.
    • Nếu đơn vị trực tiếp bán hàng, theo dõi hạch toán đầy đủ thuế GTGT đầu ra, đầu vào và đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT ⇒ đăng ký sử dụng hóa đơn riêng (nếu trụ sở chính không đăng ký)
2. Về việc lập HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC Theo Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế
- Theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn các vấn đề khi lập hóa đơn sau đây:

Trường hợp

 Xử lý

Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT

 Người bán chọn giá trị: “KCT” tại phần thuế suất trên phần mềm lập hóa đơn (lưu ý không nhập dữ liệu vào mục phần tiền thuế)

Bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế GTGT 

 Người nộp thuế chọn giá trị: “KKKNT”

Bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng mức thuế suất 8% hoặc thuế nhà thầu

 Người nộp thuế chọn giá trị: “KHAC:AB.CD%

Người mua không có mã số thuế (hoặc MST không theo pháp luật quản lý thuế)

 Không phải thể hiện mã số thuế người mua trên hóa đơn 

Hóa đơn không được cấp mã do sai định dạng dữ liệu

 Người bán lập hóa đơn mới gửi cơ quan thuế để cấp mã thay cho hóa đơn có lỗi chưa được cấp mã (không cần ghi dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn....” do hóa đơn mới không phải là hóa đơn thay thế)
Người mua trả lại hàng hóa đã nhận do hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng + Người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn:
    • Người mua lập hóa đơn trả hàng giao cho người bán. Trên hóa đơn ghi số lượng, tiền thuế, thuế suất và thuế GTGT của hàng hóa trả lại.
    • Căn cứ hóa đơn trả lại hàng, người mua và người bán điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào.    
+ Người mua không phải là cơ sở kinh doanh: Người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế việc hủy HĐĐT đã lập và thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.
Trường hợp xuất khẩu hàng hóa
    • Xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu: cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. 
    • Sau khi làm xong thủ tục hải quan, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử cho hàng hóa xuất khẩu.
Cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật Thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. (Giá tính thuế giá trị gia tăng khi áp dụng chiết khấu thương mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng) Nếu người bán lập riêng 01 hóa đơn cho khoản chiết khấu thương mại vào cuối mỗi kỳ bán hàng thì về nguyên tắc không ghi số âm đối với giá trị chiết khấu thương mại nêu trên. Trường hợp hóa đơn của lần mua cuối cùng chưa giảm khoản chiết khấu thương mại của hàng hóa đã bán thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chiết khấu thương mại (ghi dấu âm).
3. Về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót Doanh nghiệp nhận biết trường hợp cụ thể để có hướng xử lý đúng theo hướng dẫn sau đây:
Trường hợp

Xử lý
1) Người bán phát hiện hóa đơn chưa gửi cho người mua có sai sót Người bán thực hiện lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót. Người bán lập HĐĐT mới gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.
2) Người bán phát hiện hóa đơn đã gửi cho người mua có sai sót
    • Nếu hóa đơn sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác => người bán không phải lập lại hóa đơn mà thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế về hoá đơn sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (người bán và người mua lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT)
    • Hóa đơn sai sót về tên, địa chỉ của người bán: xử lý tương tự hóa đơn sai tên, địa chỉ của người mua.
    • Hóa đơn sai thông tin mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng => người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” => gửi lại hóa đơn đúng cho người mua và không phải lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế.
Sau khi xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

3) Điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn

 Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

4) Hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót

 Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

5) Người bán lập hoá đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

 Người bán hủy hóa đơn đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.
6) Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP có sai sót
    • Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. 
    • Người bán lập và gửi cho người mua HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Tư vấn thuế Sài Nam

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử, nếu còn thắc mắc đừng ngần ngại liên hệ cho Sài Nam để được giải đáp. Với kinh nghiệm hơn 9 năm cung cấp dịch vụ pháp lý doanh nghiệp, Kế toán - Thuế Sài Nam cam đoan sẽ mang đến cho quý khách hàng trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi Những dịch vụ mà chúng tôi đang cung cấp: